Escrito por Javier Vázquez el 24 Sep 2015
Uno de los grandes de la administración, Henry Fayol, y posteriormente un mexicano, Agustín Reyes Ponce, quien lo complementó, dejaron un legado que si bien en su momento y a lo largo de la historia ha sido importante para el desarrollo de las empresas, he visto que por la rapidez de nuestras vidas y trabajos hemos empezado a perder y dejado de poner en práctica en los últimos años. Hablo del proceso administrativo.
Este proceso no es otra cosa que la serie de pasos que necesitamos para lograr un determinado resultado con eficacia y eficiencia, y estos pasos son: planeación, organización, dirección y control.
En esta ocasión, quiero hablarte del primero: la planeación, como eje rector de este proceso tan útil y que podemos aplicar en cualquier disciplina, área o materia relativa a nuestras empresas, incluyendo la comunicación, que es, en mi caso, el área de expertise.
La planeación no es otra cosa que sentar las bases de lo que será tu proceso y es fundamental para que podamos definir el rumbo de acción y complementación al que nos dirigimos. En este punto investigamos el entorno, planteamos las estrategias generales y definimos las acciones a seguir en el corto, mediano y largo plazo.
Ahora bien, la pregunta es ¿cómo podemos llevar a cabo una adecuada planeación para cualquier proceso dentro de las empresas? Yo recomiendo tres herramientas de práctica:
Cronograma de actividades: a través de un sencillo cuadro excel, el objetivo de esta herramienta es definir las tareas generales que necesitamos llevar a cabo, las fechas en las que debemos dejarlas completas (durante el tiempo de duración del proceso), así como los responsables de cada una de ellas, para poder lograr el resultado u objetivo planteado.
Agendas y planeaciones semanales: a través de estas podemos ya definir estructuradamente en tiempo, los días, lugares y autores de las anteriores tareas mencionadas y el establecimiento del tiempo necesario que nos tomará realizar cada una de estas.
Aplicaciones colaborativas de planeación: usando la tecnología a nuestro favor, existen diversas aplicaciones que (algunas con costo y otras no, dependiendo las versiones) pueden facilitar el diseño de la planeación de proyectos: Evernote, Basecamp, Wunderlist, Google Keep, entre otras.
Ahora sí, no hay pretexto para no planear nuestros proyectos y poder prever más fielmente los resultados. Recuerda que sin una adecuada planeación, nos pasaría como dice el gato Cheshire de Alicia en el país de las maravillas: “si no sabes hacia dónde vas, da igual qué camino tomes”.
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* El autor es director general de Tok Relaciones Públicas
Disponible en: ElEmpresario.mx
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